Transcripción de Documentos

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La palabra transcripción nos indica la finalidad de este tipo de redacción: es un documento que sirve para transcribir el contenido del oficio tal como se da en el original, íntegramente y sin ninguna alteración. Todo el fragmento o párrafo transcrito debe ir entre comillas y fiel al original.
Mediante este documento se emiten: resoluciones, circulares, directivas u otros casos del mismo oficio.
El tipo de trato y/o relación que se cumple por medio de este documento es el de autoridad a subordinados o entre autoridades del mismo nivel, dentro y fuera. Este documento servirá para transcribir informes relevantes e importantes. También nos indica la finalidad del partido.
Partes
• Membrete
Es el primero. Todas las empresas tienen membrete, lo cual es muy importante para un oficio.
• Nombre de Año
Es la denominación que se le da al año actual ejemplo. "Año de la Paz Mundial".
• Lugar y fecha
Es la primera parte, en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el día, el mes y el año en curso.
• Numeración
En esta parte se escriben los tres datos, al igual que el memorándum; la palabra oficio con mayúsculas, seguida del número de expedición y separada por una línea oblicua y, a continuación, las siglas de la oficina de procedencia con letras mayúsculas, separada por una línea oblicua y el año en curso.
• Destinatario
Es la parte que abarca cuatro líneas o más, según lo requerido. Aquí se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar de la persona a quien se dirige.
• Asunto
Es la cuarta parte y se escribe con mayúsculas la palabra ASUNTO, seguida de dos puntos y luego, en resumen, se indica con claridad el mensaje del texto, que se explicará en el cuerpo.
• Referencia
Es la quinta parte que se usa, sólo cuando es necesario mencionar la numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta palabra también se escribe con mayúscula y debajo del asunto.
En algunos casos esta parte del oficio se usa para mencionar decretos, resoluciones, directivas o convenios.
• Cuerpo o texto
Es la parte central del documento, donde se dará a conocer el mensaje de la comunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente. Generalmente existen expresiones para iniciar el texto, tales como:
• "Tengo a bien comunicarle..."
•" Me es muy grato comunicarle..."
• "Tengo el honor de dirigirme..."
• Despedida
En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía. Existen, también, expresiones conocidas como:
Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi consideración y estima personal.
Atentamente,
• Firma y pos firma
Firma: Se escribe la rúbrica a mano.
Pos firma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el cargo que le distingue, más el sello respectivo.
• Iníciales
Al igual que en el memorándum, las iníciales del remitente se escriben con letras mayúsculas y, en minúsculas, las de la persona que mecanografió el documento.
• Anexo
Aquí se indica la documentación que se adjunta al oficio, como catálogos, revistas, tarjetas, programas, etc.
• Distribución
Se usa, generalmente, en los oficios múltiples; aquí se menciona a las personas y las dependencias a quienes va dirigido el oficio.



Las comillas (« », “ ”, ‘ ’) son signos tipográficos utilizados para demarcar niveles distintos en una oración. Generalmente se utilizan:
• Para citar textualmente algo;
• Para señalar palabras usadas en un sentido distinto del normal, con el fin de indicar que se han seleccionado intencionalmente y no por error;
• Para indicar la intención irónica del empleo de una palabra;
• Para indicar algo sobre una palabra o expresión;
• Para presentar el significado de una palabra o expresión.
• Para destacar una expresión extranjera o un apodo o seudónimo.
Tipos
En español se utilizan tres tipos de comillas:
1. Comillas tipográficas, latinas o angulares (« »);
2. Comillas dobles o inglesas (“ ”);
3. Comillas simples (‘ ’).
Asimismo se distingue entre comillas de apertura («, “, ‘) y comillas de cierre (», ”, ’). Las comillas dobles (altas) de apertura se llegan a presentar en forma simétrica a las de cierre, o en forma inversa a éstas últimas.
Cada uno de estos signos tiene su propio uso. Como norma general, se utilizan las comillas angulares en España (principalmente en los libros) y las comillas dobles en Latinoamérica (y en muchos diarios de España).
En la Ortografía de la lengua española, editada en 1999, se informa: «Por lo general, es indistinto el uso de uno u otro tipo de comillas dobles». El Diccionario panhispánico de dudas, editado posteriormente, en 2005, al respecto dice: «En los textos impresos, se recomienda utilizar en primera instancia las comillas angulares, reservando los otros tipos para cuando deban entrecomillarse partes de un texto ya entrecomillado». Si dentro de lo entrecomillado apareciera una segunda cita, se utilizarían otras comillas. El ejemplo dado en la Ortografía de la lengua española y en el citado DPD sigue este orden: «...“...‘...’...”...»
Las comillas simples se utilizan para marcar ejemplos en casos en que no resulta apropiado el uso de la cursiva. También se prefiere su uso para presentar el significado de una palabra: «El autor dijo: “Las comillas (‘signos de puntuación utilizados para demarcar niveles distintos en una oración’) se usan profusamente en mi obra”».
Dice la norma que el último signo de puntuación de una oración que contiene un texto entrecomillado debe situarse después de las comillas de cierre —el fragmento entrecomillado siempre mantiene su puntuación, salvo cuando se trate del punto—, excepto cuando el fragmento entrecomillado sea lo único que compone la oración, en cuyo caso se escribe el signo que corresponda antes de las comillas de cierre. Sin embargo, en inglés —especialmente el británico— en casi todos los casos es al contrario; o sea, antes de las comillas de cierre.
En español, no se deja espacio alguno entre las comillas y su contenido. Cada idioma tiene sus propias normas de aplicación de las comillas.


Puntos suspensivos

Los puntos suspensivos son un signo de puntuación que se utiliza al final de una frase, en lugar del punto. Se representan por tres puntos alineados horizontalmente al nivel de la línea base de escritura (…).
No se deben confundir con los dos puntos que se escriben verticalmente (:).
Tienen el mismo significado gramatical que el punto, si bien indican al lector que la frase precedente podría continuar.
Casos de uso: agrega don.rafa@hotmail.com
• cuando una frase es interrumpida por el otro interlocutor
• para sobreentender la pronunciación de vulgaridades sin escribirlas
• Indicación de presencia de algo sobreentendido en la frase anterior
• Solicitación de la imaginación del lector
• Entre corchetes para sustituir una parte omitida en una cita textual.
“En un lugar de la Mancha […]”
Capítulo I, primera parte. Don Quijote de la Mancha novela de Miguel de Cervantes.
“He aquí mi secreto, que no puede ser más simple: sólo con el corazón se puede ver bien […]”
Capítulo XXI El Principito (1943), novela de Antoine de Saint-Exupéry.
• Cuando el enunciatario ya conoce el final de alguna frase.
“De tal palo…”
“Más vale poco…”
• Después de una numeración; en lugar de etcétera.
Tengo muchas clases de flores: rosas, claveles…
Puedes hacer lo que se te apetezca más: leer, bailar, cantar…
• Para expresar duda, inseguridad, temor o vacilación.
No sé… creo que… bueno, sí, me parece que si voy a ir.
Ya era la hora del concierto y estaríamos… unas veinte personas.
• Cuando se quiere dar emoción, sorpresa o aprobado.
Se fue la luz y, de repente… alguien me tocó el hombro.
Y en lo más interesante… se apagó la luz.


Tipos de transcripción
Existen diversos tipos de transcripción, en función de la finalidad que se le vaya a dar al texto transcrito:
1. Transcripción literal. En este tipo de transcripción, todos los sonidos que se escuchan se escriben en el documento, incluyendo palabras inacabadas, repetidas, errores de pronunciación, como "cocreta", sonidos tales como eh..., mmmm.... En resumen, todo aquello que se dice en el audio. Este tipo de transcripción se suele solicitar para juicios o pruebas periciales.
2. Transcripción natural. Esta es la forma más común de transcribir. En ella, el transcriptor elimina toda aquella información irrelevante, lo cual da como resultado un texto más natural, más claro y con un aspecto más profesional. En ningún caso se cambian las palabras o el significado de las frases. Como por ejemplo, la frase, que en transcripción literal se transcribiría "eh... no me acuerdo; era de... era de noche y lo único que vi mmm... eh... fueron... fue... lo único que vi fue una persona que ando por ahí." en una transcripción natural se transcribe así: "No me acuerdo; era de noche y lo único que vi fue una persona que anduvo por ahí.". Como podrá comprobar, no se pierde ninguna información, el sentido de la frase se mantiene y se hacen algunas correcciones, salvo que éstas sean intencionadas.
3. Transcripción fonética. Esta modalidad consiste en transcribir los sonidos en símbolos, de acuerdo a normas fonéticas internacionales. Está reservada a los expertos lingüistas y no tiene prácticamente utilidad en el mundo de los negocios, por lo que no podemos ofrecer este tipo de transcripciones.
4. Transcripción musical: La transcripción musical se realiza escuchando una melodía, sea del tipo que sea, y se traspasa la información sonora a un pentagrama. Tampoco trabajamos este tipo de transcripciones, ya que se reducen estrictamente al mundo de la música y, por lo general, vulnera los derechos de autor del compositor.


Para libros se deberá colocar una nota al pie de página de la siguiente forma:
Ejemplo:
MICHAEL PORTER. Ser competitivos, 1.a ed., Bilbao, Ediciones
Deusto S.A., 1999, cap. primero, p. 47.
Para artículos de revistas se deberá colocar una nota al pie de página de la
siguiente forma:
Ejemplo:
JHON GRAHAM y MARK LAM. “Negociación a la manera china”,
Harvard Business Review, vol 81, n.° 10, octubre de 2003, Santiago de
Chile, Edit. Harvard Business School Publishing, pp. 68 a 79.
Para fuentes de información electrónicas se deberá colocar una nota al pie de página de la siguiente forma9:
Ejemplo:
JOHN HOGAN. Usando estrategia de precio para generar ventaja competitiva [en línea10]. Harvard Business Online. [Boston, USA], mar.
2006. [citado 15 sep. 2006]. Disponible en:
[http://harvardbusinessonline.hbsp.harvard.edu/b01/en/search]